Search

Pozafinansowe metody motywowania pracowników - część 1

Każdy pracodawca dąży do zbudowania zespołu pracowników, którym wykonywana praca będzie dawała satysfakcję, bezpośrednio wpływającą na efektywność oraz wysoką jakość tej pracy. Jakkolwiek nie ulega wątpliwości, że najważniejszym czynnikiem motywacyjnym jest odpowiednie i godziwe wynagrodzenie, często nie mniej istotne są pozafinansowe narzędzia motywacyjne, takie jak prywatny abonament medyczny dla pracownika, czy karnet sportowy. Tradycyjnie jednak każdemu takiemu świadczeniu bacznie przygląda się fiskus, a obowiązki podatkowe nakładane na pracownika i pracodawcę zmniejszają atrakcyjność udzielonego świadczenia. Czy można ich uniknąć? Czy są bardziej i mniej „obciążone podatkowo” nagrody? Na jakie rozwiązania się zdecydować? Mam nadzieję, że przygotowana przeze mnie analiza pomoże Państwu znaleźć odpowiedzi na te pytania. Dzisiaj przedstawię zagadnienia związane z przekazywaniem pracownikom nagród rzeczowych. Już za tydzień zapraszam do zapoznania się z tekstem poświęconym prywatnym abonamentom medycznym i przekazywaniu pracownikom do używania w celach prywatnych sprzętu służbowego.

Nagrody rzeczowe: prezent, karnet na basen, bilet do teatru

Nagrody rzeczowe przekazywane pracownikom są uważane za przychód pracownika ze stosunku pracy i pracodawca powinien odprowadzić z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy w imieniu pracownika. Wysokość podatku określa się w odniesieniu do wartości nagrody rzeczowej. Jako przychód ze stosunku pracy wartość karnetu czy biletu będzie również wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Pracodawca może natomiast zaliczyć swoje koszty związane z udzielaniem pracownikom nieodpłatnych świadczeń do kosztów uzyskania przychodu, o ile będzie w stanie wykazać, że poniesione zostały w celu zwiększenia jego przychodów i nie stanowią kosztów związanych z działalnością socjalną pracodawcy (które to koszty wyraźnie zostały wyłączone z możliwości zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów w ustawach podatkowych). Kosztem uzyskania przychodu pracodawcy są bowiem m.in. „koszty pracownicze”, do których można pod określonymi warunkami zaliczyć koszty pozafinansowych świadczeń motywacyjnych. Z interpretacji podatkowych można wywnioskować, że będzie to możliwe, jeśli świadczenia te służą lepszemu zmotywowaniu pracowników do pracy lub budowaniu dobrej atmosfery pomiędzy pracownikami. Jako takie wpływają bowiem pośrednio na jakość pracy i osiągane przez firmę wyniki. Pracodawca, który zamierza realizować system motywacyjny powinien jednak wystąpić o uzyskanie interpretacji podatkowej w swojej sprawie.

Można zaoszczędzić korzystając z ZFŚS

Zwolnione z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne oraz z podatku dochodowego od osób fizycznych do wartości 380 zł rocznie są świadczenia rzeczowe otrzymywane przez pracownika ze środków ZFŚS (zakładowego funduszu świadczeń socjalnych) w ramach działalności socjalnej pracodawcy. W przypadku, gdy wartość świadczeń na rzecz pracownika przekroczy w skali roku ten próg, od kwoty nadwyżki pracownik będzie musiał zapłacić podatek dochodowy, jednak w dalszym ciągu świadczenia te nie będą objęte obowiązkiem uiszczenia składki na ubezpieczenie społeczne. Pracodawcy często decydują się na finansowanie pracownikom karnetów sportowych, czy biletów na wydarzenia kulturalne z tego funduszu. Jest to rozwiązanie korzystne z podatkowego punktu widzenia również dla nich, ponieważ koszt odpisów na ZFŚS stanowi koszt uzyskania przychodu. Możliwość finansowania pracownikom konkretnych świadczeń musi być przewidziana w obowiązującym u pracodawcy regulaminie ZFŚS.

Jeśli jednak nagroda w postaci karnetu, czy biletu ma mieć rzeczywiście charakter nagrody w systemie motywacyjnym i być przyznawana najlepszym pracownikom, wykorzystanie ZFŚS w celu jej przyznania budzi zasadnicze wątpliwości. Świadczenia ze środków ZFŚS mogą być różnicowane wyłącznie ze względu na kryteria socjalne (takie jak sytuacja życiowa, materialna, czy rodzinna pracowników). Świadczenia takie mogą także przysługiwać wszystkim pracownikom. Natomiast ponieważ celem ZFŚS jest prowadzenie przez pracodawcę działalności socjalnej, nie można w ramach funduszu świadczeń socjalnych przewidzieć różnego traktowania pracowników z zastosowaniem kryteriów dotyczących jakości pracy. Pracodawca powinien pamiętać, że finansowanie ze środków ZFŚS działalności innej niż socjalna stanowi wydatkowanie środków ZFŚS niezgodnie z przepisami i prowadzić może do obowiązku zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych kwot.

Wnioski

Pracodawca, który rozważa wprowadzenie w swojej firmie pozafinansowych narzędzi motywacyjnych dla pracowników, musi sam zdecydować, na ile „wykorzystanie” w tym celu ZFŚS pozostaje w zgodzie z socjalnym charakterem funduszu i przede wszystkim: z celami, jakie pracodawca chce osiągnąć wdrażając system motywacyjny. Świadczenia, które „należą się każdemu”, w niewielkim tylko stopniu mogą wpływać na motywację pracowników.

Co więcej pracodawca, który planuje wdrożenie systemu motywacyjnego powinien najpierw dokładnie poznać potrzeby swoich pracowników i ewentualnie stworzyć im możliwość wyboru nagród, jakie mogliby otrzymać (na przykład poprzez kategoryzowanie nagród według ich wartości i przypisanie do każdej kategorii kilku alternatywnych propozycji). Jest to kluczowe dla rzeczywistej skuteczności niefinansowych narzędzi motywacyjnych, ponieważ jeśli na przykład pracownik, który nie umie pływać, dostanie od pracodawcy karnet na basen i będzie musiał odprowadzić od niego podatek dochodowy, efekt faktycznie osiągnięty najprawdopodobniej okaże się odwrotny od zamierzonego.

Pracodawca powinien też rozważyć wzięcie na siebie kosztów związanych z podatkiem dochodowym i składkami od nagród rzeczowych przekazywanych pracownikom. Przekazanie pracownikowi karnetu, czy innej nagrody rzeczowej wiązać się będzie z faktycznym obniżeniem przysługującej mu pensji netto (pomniejszona zostanie o zaliczkę na podatek dochodowy, składki ubezpieczeniowe i zdrowotne) a to zawsze wiąże się ze zmniejszeniem atrakcyjności świadczenia. Pracodawca może zagwarantować pracownikom niezmienną wysokości pensji netto poprzez ubruttowienie wartości świadczenia, tj. przekazanie pracownikowi obok samej nagrody dodatkowej kwoty brutto, która w całości pokryje koszt zaliczki na podatek oraz składek ubezpieczeniowych.

Prawo Korporacyjne Zamówienia Publiczne Prowadzenie Szkoleń